Digitalizzazione nel coordinamento della sicurezza sociale: Q&A

La Commissione UE ha pubblicato una serie di 5 domande e risposte per spiegare la Comunicazione presentata il 6 settembre, che delinea misure concrete per accrescere la digitalizzazione del coordinamento dei sistemi di sicurezza sociale in Europa.

Quali sono i vantaggi concreti della digitalizzazione del coordinamento della sicurezza sociale?

• Per i cittadini. I cittadini che viaggiano, risiedono o lavorano in un altro paese dell’UE spesso devono fare affidamento su documenti cartacei o di plastica per dimostrare i propri diritti di previdenza sociale, ad esempio in materia di assistenza sanitaria, prestazioni familiari e pensioni. L’iniziativa della Commissione UE mira a consentire la verifica elettronica dei documenti di previdenza sociale digitalizzati dei cittadini che possono facilmente archiviare e accedere, ad esempio sul proprio smartphone. Tale approccio digitale consentirà ai cittadini di dimostrare in modo sicuro i propri diritti all’interno dei paesi dell’UE, rendendo l’accesso ai servizi di sicurezza sociale oltre confine più rapido e semplice. Non sostituirà i certificati cartacei bensì offrirà un’alternativa più comoda e sicura per i cittadini che lo desiderano.
• Per i lavoratori. I lavoratori inviati dal datore di lavoro in un altro paese dell’UE devono fornire la prova di essere coperti dal sistema di previdenza sociale del paese in cui lavorano abitualmente. La comunicazione della Commissione del 6 settembre definisce azioni che, una volta attuate, consentiranno di verificare la copertura previdenziale dei lavoratori attraverso un portafoglio digitale, ad esempio sul loro smartphone, offrendo un’alternativa digitale facilmente accessibile ai documenti stampati, che possono essere persi o soggetti a falsificazione. Ciò migliorerà anche la tutela dei lavoratori e garantirà un’equa mobilità del lavoro, consentendo una verifica rapida e corretta dei diritti dei lavoratori all’estero.
• Per le imprese. Le azioni delineate nella comunicazione della Commissione mirano a ridurre le procedure onerose per le imprese, comprese le piccole e medie imprese (PMI), ad esempio, quando inviano dipendenti in un altro paese dell’UE per lavoro. Sia la richiesta che la consegna dei documenti previdenziali necessari saranno completamente digitalizzati e diventeranno più facili ed efficienti. Ciò eliminerà i costi amministrativi e gli ostacoli nel processo per le imprese che necessitano di tali documenti per svolgere attività all’estero. Ciò incoraggia anche la mobilità transfrontaliera, stimolando in definitiva la crescita sostenibile e migliorando la competitività.
• Per le pubbliche amministrazioni. Le P.A. di tutti i paesi UE beneficiano già dello scambio elettronico di informazioni sulla sicurezza sociale, rendendo tali scambi più efficienti, affidabili e migliorando la qualità del servizio pubblico. Nella comunicazione del 6 settembre la Commissione chiede investimenti e impegni sostenuti da parte di tutti i paesi per promuovere ulteriormente la digitalizzazione, incluse le interazioni coi cittadini e le imprese. Ciò semplificherà ulteriormente le procedure e faciliterà l’attuazione e l’applicazione delle norme di sicurezza sociale. Ad esempio, un ispettore del lavoro potrebbe verificare immediatamente se un lavoratore è coperto dal sistema di previdenza sociale del paese di origine controllando i documenti digitali di riferimento, invece di dover contattare le autorità che hanno rilasciato il documento.

Quali misure sono già in atto per contribuire alla digitalizzazione dei sistemi di sicurezza sociale?

La proposta del 6 settembre si basa su differenti iniziative dell’UE che forniscono una base per l’ulteriore digitalizzazione nel settore del coordinamento della sicurezza sociale. Queste misure includono:

• Il sistema di scambio elettronico di informazioni sulla previdenza sociale (EESSI) che ha digitalizzato con successo lo scambio di informazioni sulla previdenza sociale tra gli istituti di previdenza sociale in tutti i paesi partecipanti. I paesi devono finalizzare la loro attuazione entro la fine del 2024.
• Il regolamento sullo sportello digitale unico impone agli Stati membri di garantire che i cittadini e le imprese dell’UE possano accedere e completare le principali procedure amministrative, tra cui la tessera europea di assicurazione malattia e la panoramica delle decisioni sulle richieste di pensione di vari paesi, completamente online entro il 12 dicembre 2023.
• Nell’ambito del piano d’azione del pilastro europeo dei diritti sociali, il progetto pilota European Social Security Pass (ESSPASS) mira a facilitare l’interazione tra i cittadini che si spostano all’interno dell’UE e le autorità nazionali. L’obiettivo è migliorare il modo in cui i cittadini dell’UE possono esercitare i propri diritti di sicurezza sociale quando si spostano ed esplorare soluzioni digitali per emettere e verificare i diritti di sicurezza sociale delle persone in altri paesi europei che partecipano al coordinamento della sicurezza sociale.

Quali sono alcuni esempi di come ESSPASS può aiutare le persone che viaggiano, vivono o lavorano all’estero?

• Assistenza sanitaria. Grazie alle norme dell’UE, se sei temporaneamente all’estero e hai bisogno dell’assistenza sanitaria necessaria, sarai trattato alle stesse condizioni e agli stessi costi dei locali. Il medico ti chiederà di mostrare la tessera europea di assicurazione malattia (TEAM). Le amministrazioni nazionali si occuperanno poi del rimborso. Può succedere di dimenticare o perdere la carta. Potrebbero inoltre verificarsi alcuni problemi poiché l’ospedale non può verificare la validità della tessera TEAM (ad esempio, in caso di dubbi potrebbero essere necessari ulteriori scambi tra le istituzioni competenti degli Stati membri). Ad esempio:

• Prima di partire per le vacanze in Spagna, Marija dovrebbe richiedere la TEAM digitale al suo ente di assicurazione sanitaria in Slovenia. A tale scopo, visita il sito web La tua Europa (ovvero lo sportello digitale unico), che la reindirizza al sito web della sua istituzione.
• L’istituzione rilascia la TEAM digitale.
• Marija conserva facilmente la TEAM nel suo portafoglio digitale (ovvero il futuro portafoglio di identità digitale dell’UE). Non deve più portare con sé una tessera di plastica.
• Durante le vacanze, se Marija avrà bisogno di cure mediche, presenterà la tessera TEAM in ospedale per dimostrare che è coperta in Slovenia.
• Attraverso ESSPASS l’ospedale può verificare in tempo reale che la TEAM è valida (ovvero sia stata rilasciata da un ente competente e non sia ancora scaduta). Ciò consente alle persone di avere maggiore fiducia nell’utilizzo della TEAM e di ridurre il rischio di rifiuto da parte dell’operatore sanitario.

• Distacco dei lavoratori. Secondo le norme comunitarie, se hai un’impresa e vuoi mandare un dipendente a lavorare temporaneamente all’estero (lavoratore distaccato), devi richiedere un’attestazione della normativa previdenziale applicabile al dipendente/lavoratore distaccato (documento portatile A1). Nel paese di destinazione, un ispettore può chiedere al lavoratore distaccato di esibire tale attestato. In alcuni casi, l’ispettore potrebbe avere dubbi sulla validità del documento e potrebbero essere necessari ulteriori scambi tra le autorità. Ad esempio:

• Yiannis ha un’azienda in Grecia e vuole mandare il suo dipendente, Georgios, a lavorare temporaneamente in Italia. Yiannis richiede il documento digitale portatile A1 all’istituzione greca competente. Visita il sito La tua Europa, che lo reindirizza al sito nazionale dell’istituzione.
• L’ente nazionale di previdenza sociale verifica la richiesta e, se ne ricorrono i presupposti, emette il documento digitale che viene messo a disposizione di Yiannis e Georgios.
• Georgios memorizza facilmente il documento nel suo portafoglio digitale (ovvero il futuro portafoglio di identità digitale dell’UE).
• L’ente previdenziale greco informa parallelamente l’ente italiano del distacco tramite EESSI.
• Un ispettore del lavoro italiano, Nicola, chiede a Georgios di presentare il documento portatile A1.
• Utilizzando ESSPASS, Nicola effettua una verifica in tempo reale del documento. Questo permette a Nicola di verificare la validità del documento, aumentandone la fiducia.

In che modo l’iniziativa è collegata ad altre iniziative dell’UE nell’ambito della transizione digitale?

L’iniziativa sulla digitalizzazione nel coordinamento della sicurezza sociale è allineata agli obiettivi del decennio digitale europeo. Secondo il programma politico del decennio digitale, tutti i principali servizi pubblici dovrebbero essere accessibili online entro il 2030.

L’iniziativa si basa su sistemi e strumenti esistenti. Ad esempio, il sito web La tua Europa fungerà da punto di accesso unico per i cittadini e le imprese dell’UE per richiedere documenti di sicurezza sociale digitalizzati ai sensi del regolamento sullo sportello digitale unico e per completare tutte le procedure amministrative pertinenti al riguardo.

Una volta implementato, il quadro dell’identità digitale europea e i portafogli digitali standardizzati dell’UE verranno utilizzati per identificare i cittadini dell’UE, nonché per archiviare e condividere i loro documenti digitali di sicurezza sociale in un portafoglio digitale. Questi portafogli digitali possono contenere anche altri documenti che ne garantiscono i diritti, come la tessera europea di invalidità , una volta sviluppato il formato digitale.

Come può l’UE sostenere gli Stati membri nella digitalizzazione dei sistemi di sicurezza sociale?

L’UE sostiene la digitalizzazione del coordinamento della sicurezza sociale:

• Stabilire un quadro giuridico dell’UE per promuovere la digitalizzazione dei servizi pubblici, compreso il coordinamento della sicurezza sociale, ad esempio attraverso il regolamento sullo sportello digitale unico.
• Offrire assistenza e supporto tecnico. Ad esempio, la Commissione aiuta gli Stati membri ad attuare pienamente l’EESSI e li accompagna con consulenza tecnica nell’adottare le misure necessarie per il suo continuo miglioramento. Gli Stati membri possono anche beneficiare del sostegno nell’ambito dello strumento di sostegno tecnico.
• Mettere a disposizione finanziamenti dell’UE, ad esempio attraverso il programma Europa digitale, InvestEU, il Fondo europeo di sviluppo regionale e il Fondo sociale europeo Plus. La digitalizzazione dei servizi pubblici e la modernizzazione dei processi della pubblica amministrazione sono presenti in tutti i piani nazionali di ripresa e resilienza, che devono destinare almeno il 20% delle risorse totali agli obiettivi digitali.
• Scambio di migliori pratiche su strumenti e soluzioni nazionali. L’Autorità europea del lavoro (ELA) è nella posizione ideale per creare una comunità di pratiche che incoraggi la condivisione regolare di esperienze tra le amministrazioni nazionali. La comunicazione chiede all’ELA di facilitare gli scambi regolari tra le autorità nazionali e di analizzare le varie soluzioni digitali nazionali per indirizzare meglio gli investimenti e sostenere quelli in ritardo.